1. Bắt đầu

Đăng nhập: truy cập https://app.chatx.cloud/login, nhập email + mật khẩu được cấp.

Workspace: mỗi Agency có 1+ workspace (không gian làm việc) — mọi dữ liệu (hội thoại, lead, kênh, cấu hình) đều tách riêng theo workspace đang chọn. Dùng bộ chọn workspace trên thanh trên cùng để chuyển.

Bố cục menu trái: Trang chủ, Hội thoại, Khách hàng tiềm năng (Lead), Kênh Chat, Cấu hình, Knowledge, Đội ngũ, Báo cáo… (menu hiển thị theo quyền của bạn).

2. Gói cước & thanh toán

ChatX Cloud hoạt động theo gói cước. Mỗi gói giới hạn số workspace và dung lượng knowledge cho bot.

Mua / gia hạn gói:

1. Mở dialog mua gói (từ Trang chủ hoặc bộ chọn workspace).
2. Chọn gói → bấm Mua gói (gói vượt giới hạn hiện tại sẽ bị khoá nếu là hạ cấp).
3. Chọn/nhập Thông tin hoá đơn (Cá nhân hoặc Công ty). Có thể thêm mới hoặc sửa ngay trong bước này.
4. Hệ thống tạo yêu cầu + mã thanh toán Pay2S (QR) → quét QR để thanh toán.
5. Sau khi Admin xác nhận thanh toán, gói được kích hoạt.

Thông tin hoá đơn (/billing-info): quản lý thông tin xuất hoá đơn cá nhân/công ty (đặt mặc định để dùng nhanh khi mua).

Trial & Grace: tài khoản mới có thời gian dùng thử; khi gói hết hạn có thời gian gia hạn (grace) trước khi bị khoá.

3. Kết nối kênh chat

Vào Kênh Chat (/channels). Mỗi kênh có cách kết nối riêng. Sau khi kết nối, tin nhắn của khách sẽ tự chảy vào mục Hội thoại.

3.1 Messenger (Facebook Page)

1. Tab Messenger → Kết nối bằng Facebook.
2. Đăng nhập Facebook, cấp quyền → chọn Facebook Page muốn kết nối.
3. Hệ thống lưu Page + đăng ký webhook tự động.

3.2 Instagram

1. Tab Instagram → kết nối (dùng chung đăng nhập Facebook; IG phải liên kết với 1 Facebook Page).
2. Chọn tài khoản Instagram Professional liên kết Page.

3.3 WhatsApp

1. Tab WhatsApp → Embedded Signup (luồng đăng ký của Meta) → chọn số WhatsApp Business.
2. Hệ thống lưu số + đăng ký webhook.

3.4 Zalo OA

• Tab Zalo OA → kết nối Official Account (nhập token / OAuth tùy cấu hình).

3.5 Zalo cá nhân

• Tab Zalo cá nhân → đăng nhập bằng mã QR (quét bằng app Zalo). Mỗi workspace hỗ trợ tối đa N tài khoản.

3.6 Telegram

• Tab Telegram → nhập Bot Token (lấy từ @BotFather).

3.7 Web widget

• Tạo widget để nhúng chatbot vào website của bạn (lấy mã nhúng/public key). Khách chat trên web sẽ vào cùng inbox.

Bật/tắt & gỡ kết nối

• Mỗi kênh đã kết nối có công tắc Bật/Tắt và nút Xoá (có hộp thoại xác nhận; hội thoại cũ vẫn được giữ, kênh chỉ ngừng nhận/gửi tin).

4. Cấu hình Chatbot & Agent AI

Vào Cấu hình (/settings) và Cấu hình Agent (/agent-config).

ChatX có nhiều agent AI, mỗi agent có prompt và model riêng:

• Chat Agent — trả lời khách hàng (dùng knowledge base qua RAG).
• Summary Agent — tự tóm tắt hội thoại dài để giữ ngữ cảnh.
• Monitor Agent — phát hiện khách khó chịu → cảnh báo để bạn tiếp quản.
• Sales Assistant — trợ lý cho nhân viên Sales (xem mục 7).

Các thiết lập chính:

• Bật/tắt tự động trả lời (chatbot) cho workspace.
• System prompt + model AI cho từng agent.
• RAG: ngưỡng (ragThreshold) và số đoạn lấy ra (ragTopK).
• Anti-spam: giới hạn số tin/cửa sổ thời gian + chặn off-topic.
• Email thông báo / SMTP (nhận thông báo lead mới).

5. Knowledge base

Vào Knowledge (/knowledge) để nạp kiến thức cho bot trả lời (RAG).

1. Upload tài liệu: PDF, DOCX, TXT, Markdown.
2. Chọn loại: Service Deck / Case Study / Process / FAQ / Pricing.
3. Bấm Index → hệ thống chia nhỏ + vector hoá để bot tìm kiếm.

6. Quản lý hội thoại

Vào Hội thoại (/conversations). Đây là inbox đa kênh gộp chung.

6.1 Đọc & trả lời

• Panel trái: danh sách hội thoại (lọc theo kênh: Messenger/Instagram/Zalo/Telegram/Web…).
• Panel phải: nội dung hội thoại + tên khách, nhãn kênh, tên Page/IG; ô soạn tin để trả lời tay.

6.2 Tiếp quản từ bot (Human takeover)

• Mỗi hội thoại có công tắc Tự động trả lời. Tắt để bot ngừng và bạn xử lý thủ công riêng hội thoại đó.

6.3 Gửi utility template (Messenger, ngoài 24h)

Khi cần nhắn khách sau 24h kể từ tin cuối của họ (vd cập nhật đơn, nhắc lịch), Messenger không cho gửi text tự do — phải dùng utility template đã duyệt:

1. Tạo template trước: tab Messenger → Xem utility template → Tạo từ thư viện Meta → chọn mẫu (duyệt ngay) → đặt tên + tham số.
2. Trong hội thoại Messenger → nút Gửi utility template → chọn template → nhập tham số ({{1}}, {{2}}…) → Gửi.

7. Quản lý Lead

Vào Khách hàng tiềm năng (/leads).

7.1 Danh sách & cấu hình cột

• Bảng lead với phân trang, tìm kiếm, lọc theo giai đoạn hành trình (Journey).
• Nút Cấu hình cột: bật/tắt + kéo-thả thứ tự các cột (cả cột mặc định lẫn thuộc tính). Lưu theo workspace.

7.2 Thuộc tính Lead & Hành trình (/lead-config)

• Thuộc tính: tạo trường tuỳ ý theo 7 loại — Text, Văn bản dài, Số, Ngày, Boolean, Tiền tệ, Lựa chọn (1 hoặc nhiều). Cờ “hiển thị ở danh sách”, “thu thập qua chat”.
• Hành trình (Journey): định nghĩa các giai đoạn nhận thức của khách; bot/hệ thống cập nhật giai đoạn theo hội thoại.

7.3 Chi tiết lead & Sales Assistant

• /leads/[id]: thông tin, lịch sử hội thoại, timeline hoạt động (audit), gán/đổi Sales.
• Sales Assistant (tab trong chi tiết lead): trợ lý AI giúp tra cứu, cập nhật thông tin, tìm trong knowledge, và nhắn lại khách (re_engage_user) — ngoài 24h sẽ dùng utility template.

8. Đội ngũ

Vào Đội ngũ (/team) để mời nhân viên vào workspace.

1. Mời thành viên: nhập email, chọn vai trò SALES hoặc STAFF → gửi lời mời.
2. Có thể mời/liên kết qua Zalo hoặc Telegram (tuỳ cấu hình).

Vai trò:

• SALES: xử lý lead được gán, dùng Sales Assistant.
• STAFF: chỉ xem & trả lời hội thoại (/home, /conversations).

9. Báo cáo & Insights

• Insights/Report (/insights, /report): phân tích hội thoại → chủ đề khách quan tâm, điểm bot trả lời chưa tốt, gợi ý bổ sung knowledge, phân bố cảm xúc.
• Feedback (/feedback): các câu trả lời bị khách 👎 để rà soát.

10. Câu hỏi thường gặp & xử lý sự cố